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MyWeb Portal Office 導入事例
株式会社サンシャインチェーン本部様

TEL・FAXの通信費を削減！
コピー枚数を削減し、コスト削減・環境対策！！

MyWeb導入の背景と狙い

MyWebを導入したきっかけは何でしょうか？

サンシャインチェーンは四国内に41店舗を構えておりまして、業務上各店舗への通達や連絡を頻繁に行っております。

通達や連絡は業務上必要ですので、各店舗へお知らせを配るためのコピー用紙の消費量や電話・FAXなどの通信費がかさむ事については以前から悩みの種でした。また、FAX着信確認や用紙紛失による送り直し等も時間の取られる作業でした。

以前よりこの状況をなんとか改善することは出来ないだろうか・・・と考えていました。

E-Mailを使用しての通達方法も考えましたが、各店舗に設置したパソコンで発注から納品まで業務全般をまかなっている関係から、ウィルス感染して業務が止まってしまうリスクが気になっていました。感染リスクや導入費用を極力抑えて導入できる方法の検討が課題でした。

そんな時にグループ内（イントラネット内）で運用きる「MyWeb」というソフトがあるとご紹介いただきました。

これで解決！？ 『掲示板』機能を使えば「通達」が効率的にできる！

「MyWeb」を紹介いただき、まず目に引いたのが「掲示板」機能でした。この機能を使えばコピー用紙やFAXでの通信費用が削減でき、更に「既読／未読一覧」機能で、各店舗への通達の『既読』『未読』が一目瞭然で把握できると感じました。

また、ソフトの金額も安く、現在のインフラ環境をそのまま利用できるので、投資費用も極力抑えられる事も決定要因の大きな魅力の１つでした。

御社独自の工夫点があれば教えてください。

当社では、グループウェアを使用するのは初めてでしたので、まずは使い方に慣れるために、『掲示板』『スケジュール』『MyWebMail 』を表示させ（残りの機能は全て非表示）、3機能のみ使えるように設定しました。使える機能を絞ることによって、利用者に対して負荷がかからない様に「わかりやすく」することを心がけました。現在は『ライブラリ』『設備予約』『ユーザー名簿』『データバンク』『利用状況表』の5機能をプラスし、全部で8機能を使用しています。今後は様子を見て各機能を追加する予定です。

工夫しているのは『掲示板』と『データバンク』ですね。

新商品などがでると『掲示板』に商品の写真付一覧表を添付し、掲載しています。以前はFAXで各店舗へ流していたので、白黒で商品のイメージがつかみにくかったんですが、今はWeb上でカラー確認できるので非常に分かりやすいと評判です。

それと、『データバンク』は取引先一覧として利用しています。『共有アドレス帳』機能を活用しても良かったのですが、当社では、より細かな情報を管理できる『データバンク』を活用しています。 『データバンク』では、取引先の連絡先リスト情報や店舗側での緊急対応連絡先リスト情報をWeb上で確認することで、夜間でも連絡先を検索することが可能になりました。

導入結果と効果・展望

実際に、どのくらいのコスト削減効果がありましたか？

掲示板機能では『既読』『未読』が簡単に確認できるので、伝達事項がスムーズに伝わるようになり、時間が有効に使えるようになりました。

そしてやはり一番大きかったのが、電話やFAXなどの通信費やコピー用紙の消費量が以前の約70%に抑える事ができ、約30%もの通信／用紙費用のコスト削減につながりました。 『MyWeb』のパッケージ価格は35万円ですので、すぐに元はとれました。パソコン1台入れるより安いですから（笑）。

今後はどのように活用していこうと思いますか？

操作に慣れてきましたので、『ワークフロー』と『アンケート』の追加を検討しようと思っています。 現在は事務処理の多くが紙のフォーマットに手書きで記入して提出してもらっていますので、承認や集計まで非常に手間と 時間がかかります。この2つの機能を追加することで、申請書や報告書など、業務に関する書類の多くがWeb化で出来るよ うな気がします。それに紙を持って歩き回るといった時間が短縮できますよね。なにより、データをExcelに出せますので、 集計が簡単でいいですね。備品の発注にも活用できそうです。

本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。